Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự Trung Quốc là hai khâu trong quá trình hợp thức hóa giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng tại Trung Quốc và ngược lại.
Nếu xét về giấy tờ cấp tại Trung Quốc để sử dụng tại Việt Nam, thì:
Chứng nhận lãnh sự Trung Quốc chính là việc cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc (Vụ Lãnh sự Bộ Ngoại giao Trung Quốc hoặc cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền) chứng thực chữ ký và con dấu trên giấy tờ cần chứng nhận để tài liệu đó có thể cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại Việt Nam, và
Hợp pháp hóa Trung Quốc chính là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam (Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Trung Quốc) chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên trên Chứng nhận lãnh sự để có thể sử dụng giấy tờ đó tại Việt Nam.
Còn nếu xét về giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng tại Trung Quốc thì:
Chứng nhận lãnh sự Trung Quốc chính là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam (Cục lãnh sự Hà Nội/Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) chứng thực chữ ký và con dấu trên giấy tờ cần chứng nhận để tài liệu đó có thể cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại Trung Quốc, và
Hợp pháp hóa Trung Quốc chính là việc Đại sứ quán Trung Quốc tại Việt Nam hoặc Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Trung Quốc chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đã được chứng nhận lãnh sự để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Trung Quốc.